Saber cuáles son los pasos para constituir una comunidad de propietarios es una de las preguntas más frecuentes en nuestras oficinas. Muchos de los propietarios pueden llegar a pensar que es un proceso que amerita trámites burocráticos, pero la realidad es que es un procedimiento muy sencillo.
Para entender cómo constituir nuestra comunidad de propietarios, primero debemos saber cómo está conformada.
Una comunidad de vecinos está conformada por un conjunto de propietarios de viviendas, locales o cualquier otra unidad de ocupación independiente que conforman una finca, y que se constituyen o agrupan con el fin de realizar las pertinentes gestiones que aseguren el correcto funcionamiento y mantenimiento de la comunidad.
¿Cómo constituir una comunidad de propietarios?
Saber cómo constituir una comunidad de propietarios es muy importante y representa un trámite sencillo, siempre y cuando sigas los pasos que te recomendamos a continuación:
1) ¿Tu comunidad de propietarios ya está preconstituida?
Antes de iniciar cualquier trámite, es crucial comprobar si el edificio ya cuenta con una escritura de división horizontal inscrita en el Registro de la Propiedad. Este documento establece la configuración del inmueble, incluyendo la descripción de las viviendas y locales, los elementos comunes y las cuotas de participación de cada unidad.
Si la división horizontal no existe, será necesario acudir a un notario para su elaboración, lo cual implica la descripción detallada del edificio y la asignación de coeficientes de participación a cada propiedad.
¿Por qué es importante saber si tu comunidad de vecinos está preconstituida?
Estos pasos previos para constituir una comunidad de propietarios son importantes porque en el caso de que tengas un edificio o una casa que te pertenezca en su totalidad y quieres proceder a la constitución de una comunidad de vecinos, deberás segregar cada uno de los departamentos (bajos o viviendas) para la posterior constitución de la división horizontal, procedimiento que se debe realizar con un notario colegiado.
2) Convocar la junta de constitución
Una vez confirmada la existencia de la división horizontal, se debe convocar una junta de constitución. La convocatoria debe realizarse por escrito, indicando claramente que se trata de la junta de constitución de la comunidad y especificando el orden del día. Es recomendable enviar la convocatoria con al menos seis días de antelación.
En la junta de constitución se tratarán, entre otros, los siguientes puntos:
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Aprobación de la constitución de la comunidad.
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Elección de los cargos de la junta directiva: presidente, secretario y administrador.
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Aprobación de los estatutos de la comunidad, si se consideran necesarios.
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Apertura de una cuenta bancaria a nombre de la comunidad.
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Establecimiento de un fondo de reserva para gastos comunes.
3) Aprobar en la primera reunión de propietarios de los procedimientos administrativos
Otro de los pasos para constituir una comunidad de propietarios es que, durante la primera junta de vecinos, es importantes además del nombramiento de los cargos, la aprobación de los siguientes aspectos:
- Presentación y aprobación del presupuesto inicial
- Creación de un fondo de reserva al que se le tendrá que dotar de un importe no menor al 5% del presupuesto ordinario anual.
- Se deberá aprobar la apertura de una cuenta corriente
- Redacción del Alta de Constitución donde se incluirá los primeros acuerdos de la Junta.
- Aprobar la solicitud del N.I.F y la legitimación del Libro de Actas.
4) Legalización del Libro de Actas
El libro de actas es un documento esencial en la vida de una comunidad de propietarios, ya que en él se registran todas las decisiones y acuerdos adoptados en las juntas. Para su legalización, se debe presentar en el Registro de la Propiedad correspondiente, junto con el acta de constitución firmada.
Es recomendable adquirir un libro de actas con hojas móviles, lo que facilita la impresión y archivo de las actas. El coste aproximado de la legalización es de 30 euros, y el libro puede adquirirse en papelerías especializadas por unos 20 euros.
5) Obtener el Código de Identificación Fiscal (CIF)
La comunidad de propietarios necesita un CIF para poder operar legalmente, abrir cuentas bancarias y contratar servicios. La solicitud se realiza en la Agencia Tributaria, presentando el acta de constitución y el libro de actas legalizado.
Es importante destacar que, desde 2020, las comunidades de propietarios están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, por lo que también será necesario obtener un certificado digital.
6) Abrir una cuenta bancaria a nombre de la comunidad
Con el CIF obtenido, se puede proceder a la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la comunidad de propietarios. Esta cuenta será utilizada para gestionar los ingresos y gastos comunes, como el pago de suministros, mantenimiento y otros servicios.
Es fundamental que la cuenta sea gestionada de manera transparente, permitiendo a los propietarios acceder a la información financiera de la comunidad.
7) Establecer un fondo de reserva
La Ley de Propiedad Horizontal establece la obligatoriedad de constituir un fondo de reserva destinado a atender las obras de conservación, reparación y mantenimiento del edificio. Este fondo debe ser dotado con una cantidad equivalente al 10% del último presupuesto ordinario.
La creación de este fondo es una medida preventiva que garantiza la solvencia económica de la comunidad ante posibles imprevistos.
8) Elaborar y aprobar los estatutos de la comunidad
Aunque no es obligatorio, es altamente recomendable redactar unos estatutos que regulen el funcionamiento interno de la comunidad. Estos estatutos pueden incluir normas sobre el uso de elementos comunes, horarios de actividades, normas de convivencia y cualquier otro aspecto relevante.
La aprobación de los estatutos requiere el acuerdo unánime de los propietarios y su inscripción en el Registro de la Propiedad para que tengan efectos frente a terceros.
9) Contrata un seguro para tu comunidad
¿Es importante un seguro para mi comunidad? La respuesta es sí, es la opción más inteligente que una junta de propietarios pueda tomar. Los seguros más importantes son:
- Seguro multirriesgo de comunidades
- Seguro de daños sobre elementos comunitarios
- Seguro de incendios y de robos
- Seguro de responsabilidad civil y defensa jurídica.
- Seguro de riesgos extraordinarios.
10) Convocar juntas periódicas
La Ley de Propiedad Horizontal establece la obligación de celebrar al menos una junta de propietarios al año, en la que se aprueben las cuentas y presupuestos, y se elijan los cargos de la junta directiva. Es fundamental mantener una comunicación fluida entre los propietarios y fomentar la participación activa en la toma de decisiones.
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